home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sigcat Software Showcase 1992 / SIGCat Software Showcase 1992 - CD-ROM Strategies.ISO / research / docs / c02.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-02  |  12.0 KB  |  372 lines
  1.  
  2. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
  3.      Washington, DC  20405
  4.  
  5.  
  6.                      FIRMR BULLETIN C-2
  7.  
  8. TO:  Heads of Federal agencies
  9.  
  10. SUBJECT:  Disposition and reuse of Federal information processing 
  11.           equipment
  12.  
  13. 1.  Purpose.  This bulletin provides guidance and detailed
  14. procedures for use by Federal agencies in the disposition and reuse
  15. of Government-owned FIP equipment that is no longer needed for the
  16. purpose for which it was acquired.
  17.  
  18. 2.  Expiration date.  This bulletin contains information of a
  19. continuing nature and will remain in effect until canceled.
  20.  
  21. 3.  Contents.
  22.  
  23.     Topic                                              Paragraph
  24.  
  25. Related material..........................................4
  26. Information and assistance................................5
  27. Acronyms..................................................6
  28. GSA Excess FIP Equipment Program..........................7
  29.   Reporting threshold.....................................7a
  30.   Outdated equipment......................................7b
  31. Exchange/sale procedures..................................8
  32. Disposing agency actions..................................9
  33. Reusing agency actions....................................10
  34. GSA actions...............................................11
  35. Agency responsibilities...................................12
  36. Instructions for completing Standard Form (SF) 120...Attachment A
  37.  
  38. 4.  Related material.
  39.  
  40.     a.  FIRMR Part 201-23
  41.     b.  41 CFR Parts 101-44, 45, 46
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51. TC 90-1                                               Attachment
  52.  
  53.      FEDERAL INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT REGULATION
  54.                          APPENDIX B FIRMR Bulletin C-2
  55.  
  56.  
  57. 5.  Information and assistance.
  58.  
  59.     General Services Administration
  60.     Authorizations Branch (KMAS)
  61.     18th and F Streets, NW
  62.     Washington, DC  20405
  63.  
  64.     Telephone:  FTS 241-1566 or (202) 501-1566.
  65.  
  66. 6.  Acronyms.
  67.  
  68. FAR     Federal Acquisition Regulation
  69. FIP     Federal Information Processing
  70. FSS     Federal Supply Service
  71. GFE     Government Furnished Equipment
  72. OAC     Original Acquisition Cost
  73. SF      Standard Form
  74.  
  75. 7.  GSA Excess FIP Equipment Program.  The GSA Excess FIP Equipment
  76. Program is managed by the Authorizations Branch (KMAS) of GSA's
  77. Information Resources Management Service.  The primary goal of this
  78. program is to help Federal agencies locate up-to-date, used
  79. equipment for reuse and dispose of equipment that is no longer
  80. needed quickly and easily.  Leased equipment is not covered by the
  81. GSA Excess FIP Equipment Program.
  82.  
  83.     a.  Reporting threshold.  The threshold for reporting excess
  84. equipment to GSA is $1 million OAC per component.
  85.  
  86.     b.  Outdated equipment.  Outdated equipment is not to be
  87. reported to GSA as excess, regardless of its OAC.
  88.  
  89. 8.  Exchange/sale procedures.  Exchange/sale procedures for FIP
  90. equipment are not covered solely by the FIRMR.  They are contained
  91. in 41 CFR Part 101-46 and in the contracting policies and
  92. procedures in the FIRMR and the FAR.
  93.  
  94. 9.  Disposing agency actions.  The agency should dispose of FIP
  95. equipment in the following order of precedence:
  96.  
  97.      a.  Reassign the equipment in accordance with FIRMR policies
  98. and procedures and established agency procedures.
  99.  
  100.      b.  Exchange or sell the equipment as part of a transaction to
  101. acquire replacement FIP equipment.  Exchange/sale transactions for
  102. FIP equipment may be initiated in parallel with interagency
  103. screening, but screening by GSA of exchange/sale transactions with
  104. an OAC per component of $1 million or more must be completed prior
  105. to concluding an exchange/sale transaction.
  106.  
  107.                               2
  108.                                               FIRMR Bulletin C-2
  109.  
  110.  
  111.      c.  When the component OAC is $1 million or more and the
  112. equipment is not outdated, declare the equipment excess and report
  113. it to the GSA Excess FIP Equipment Program.
  114.  
  115.          (1)  The agency should send a completed SF-120 to GSA at
  116. least 60 days before it plans to release the equipment.  The
  117. instructions for completing the SF-120 are in Attachment A to this
  118. bulletin.  The SF-120 is illustrated in FAR 53.301-120 and 41 CFR
  119. 101-43.4901-120.
  120.  
  121.          (2)  Upon receipt of notification from GSA, the agency
  122. should assist in making arrangements for transfer of the excess
  123. equipment.
  124.  
  125.      d.  When the component OAC is less than $1 million and the
  126. equipment is not outdated, the agency may request that GSA process
  127. the equipment through its Excess FIP Equipment Program as a special
  128. offering.  An agency may request a special offering of the
  129. equipment to other agencies by forwarding a letter to GSA
  130. explaining the circumstances supporting the request.  Interagency
  131. transfer of excess FIP equipment that is not outdated, with an OAC
  132. of less than $1 million, is permitted if the holding agency learns
  133. of a potential user outside of the screening process.  These
  134. transfers are not subject to GSA approval and may be made upon such
  135. terms as agreed to by the agencies involved.
  136.  
  137.      e.  Make excess FIP equipment available for surplus donation
  138. and subsequent sale in accordance with 41 CFR Parts 101-44 and
  139. 101-45 when:
  140.  
  141.          (1)  The equipment cannot be reassigned or transferred to
  142. another agency and the component OAC is less than $1 million. or
  143.  
  144.          (2)  The equipment was reported to the Excess FIP
  145. Equipment Program and could not be disposed of through that program
  146. within 60 days.
  147.  
  148. 10.  Reusing agency actions.  The agency may request and obtain
  149. equipment available for reuse, including equipment that is
  150. available through the Excess FIP Equipment Program.  When an agency
  151. determines that using equipment listed in GSA's Excess Equipment
  152. Availability Letter would be the most advantageous alternative to
  153. meet an agency requirement or that cost to the agency would be
  154. reduced if the equipment were provided to an agency contractor or
  155. grantee as GFE, the agency should:
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.                               3
  161. FIRMR Bulletin C-2
  162.  
  163.  
  164.      a.  Submit a letter to GSA, specifying the equipment requested
  165. and describing the requirement the equipment will satisfy.
  166.  
  167.      b.  Comply with the instructions provided by GSA's approval
  168. letter, if the agency's request to acquire the excess equipment is
  169. approved.
  170.  
  171. 11.  GSA actions.  GSA will:
  172.  
  173.      a.  Review SF-120s submitted by agencies to ensure that the
  174. equipment being reported as excess qualifies for reuse by Federal
  175. agencies.
  176.  
  177.      b.  Review letters from agencies that request a special
  178. offering through the GSA Excess FIP Equipment Program and determine
  179. whether to include the equipment in the program's Excess Equipment
  180. Availability Letter.
  181.  
  182.      c.  When equipment is available for reuse, forward an Excess
  183. Equipment Availability Letter to the individual responsible for
  184. disposition and reuse at each agency.
  185.  
  186.      d.  Process agency requests for equipment that has been made
  187. available through GSA's Excess FIP Equipment Program; in the case
  188. of multiple requests, decide which agency should receive the
  189. equipment.
  190.  
  191.      e.  Send letters to both the agency with the excess equipment
  192. and the agency receiving the equipment to notify each that GSA has
  193. approved the reuse of the equipment.  These letters will provide
  194. instructions to be followed by both agencies.
  195.  
  196.      f.  Notify agencies that have requested excess equipment when
  197. their request has not been approved.
  198.  
  199.      g.  When equipment reported as excess to GSA does not qualify
  200. for inclusion in the GSA Excess FIP Equipment Program or when there
  201. are no requests from other Federal agencies for the equipment,
  202. refer it for donation or subsequent sale in accordance with 41 CFR
  203. Parts 101-44 and 101-45.
  204.  
  205.      h.  Screen exchange/sale transactions with an OAC per
  206. component of $1 million or more.
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.                               4
  214.                                               FIRMR Bulletin C-2
  215.  
  216.  
  217. 12.  Agency responsibilities.
  218.  
  219.      a.  FIRMR 201-23 requires each agency to designate an
  220. individual to be responsible for managing the disposition of FIP
  221. equipment.  The agency is to provide the individual's name,
  222. address, and telephone number to GSA.
  223.  
  224.      b.  FIRMR 201-23 also requires each agency to establish
  225. internal procedures for reassigning FIP equipment.  These
  226. procedures should include the following, as a minimum:
  227.  
  228.          (1)  Procedures for reporting equipment that is no longer
  229. needed for the purpose for which it was acquired.
  230.  
  231.          (2)  Procedures to inform offices throughout the agency of
  232. the availability of equipment for reuse.
  233.  
  234.          (3)  Procedures to facilitate reuse of the equipment once
  235. it has been determined that reuse would be the most advantageous
  236. alternative for meeting an agency requirement, or that providing
  237. the equipment as GFE to a contractor or grantee would reduce agency
  238. contract or grant costs.
  239.  
  240.          (4)  In accordance with FIRMR 201-23, procedures for
  241. obtaining the approval of the agency DSO before reassigning
  242. outdated FIP equipment.
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249. Thomas J. Buckholtz
  250. Commissioner
  251. Information Resources
  252. Management Service
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.                               5
  267.                                               FIRMR Bulletin C-2
  268.                                                     Attachment A
  269.  
  270.  
  271.                         INSTRUCTIONS
  272.                              FOR
  273.                          COMPLETING
  274.                    STANDARD FORM (SF) 120
  275.  
  276.  
  277. 1.  APPLICABILITY:  These instructions apply only to the reporting
  278. of excess FIP equipment under the GSA Excess FIP Equipment Program
  279. in accordance with the policies and procedures of FIRMR Part 201-23
  280. and this FIRMR bulletin.  All other FIP equipment to be sold by GSA
  281. as surplus is reported to FSS regional offices only after donation
  282. screening pursuant to 41 CFR Part 101-44.  Exchange/sale FIP
  283. equipment processed under 41 CFR Part 101-46 is not subject to
  284. donation screening.  All surplus and Exchange/sale property is
  285. reported using SF-126, Report of Personal Property for Sale (see 41
  286. CFR 101-45.303).
  287.  
  288. 2.  NUMBER OF COPIES:  The original and two copies of the SF-120
  289. for items reported under the GSA Excess FIP Equipment Program are
  290. to be submitted to:
  291.  
  292.     General Services Administration
  293.     Authorizations Branch (KMAS)
  294.     18th and F Streets, NW
  295.     Washington, DC 20405
  296.  
  297.   An SF-120A, Continuation Sheet, should be used when needed.
  298.  
  299. 3.  NUMBERING:  The agency is to assign each line item on the 
  300. SF-120 a unique item control number.  This unique number is to be
  301. generated as provided in 41 CFR 101-43.4901-120-1, using the
  302. following standard format:
  303.  
  304.     a.  Reporting agency's FEDSTRIP or DOD activity address code
  305. (block 1).
  306.  
  307.     b.  Current Julian date (block 1).
  308.  
  309.     c.  An agency-assigned 4-digit item number (block 18(a)), that
  310. cannot be duplicated for a given activity address code on the same
  311. Julian date.
  312.  
  313. 4. REPORTING ELEMENTS:  The SF-120 (see attached specimen) should
  314. contain--
  315.  
  316.     a.  Condition code as defined in 41 CFR 101-43.4801;
  317.  
  318.  
  319.                               1
  320. FIRMR Bulletin C-2
  321. Attachment A
  322.  
  323.  
  324.     b.  Manufacturer's name;
  325.  
  326.     c.  Equipment type and model;
  327.  
  328.     d.  Description, including the supplier's nomenclature for each
  329. component;
  330.  
  331.     e.  List of elements removed from each component, if
  332. applicable;
  333.  
  334.     f.  Description of available software, engineering drawings,
  335. manuals, etc.; and
  336.  
  337.     g.  Contractor-held equipment, if applicable, as an attached
  338. list.
  339.  
  340. 5.  ENDORSEMENTS:  The SF-120 and copies should include this
  341. citation prominently displayed when the equipment is on real
  342. property excessed per 41 CFR 101-47:
  343.  
  344.            "FIP EQUIPMENT ON EXCESS REAL PROPERTY"
  345.  
  346. 6.  ADDITIONAL INFORMATION:  See FAR 53.301-120 and 41 CFR
  347. 101-43.4901-120-1.
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.                               2 
  372.